Weryfikacja kontrahenta przed zawarciem umowy to najprostszy sposób, by uniknąć problemów z niewypłacalnym partnerem biznesowym. Wiele sporów o zapłatę, które kończą się w sądzie, a potem u komornika, ma wspólną przyczynę: nikt nie sprawdził kontrahenta, zanim podpisano umowę. Co istotne, do weryfikacji nie potrzeba płatnych narzędzi ani wywiadowni gospodarczej. Wystarczą publicznie dostępne rejestry, z których każdy jest bezpłatny i nie wymaga logowania.
Dlaczego weryfikować kontrahenta przed podpisaniem umowy?
Często kontrahent jest niewypłacalny już w chwili nawiązania współpracy. Wtedy jest bardzo mało prawdopodobne, że wywiąże się z umowy, a późniejsze dochodzenie roszczeń bywa długie, kosztowne i nieskuteczne. Sprawdzenie firmy przed zawarciem umowy może w szczególności pomóc w:
- potwierdzeniu, że kontrahent faktycznie istnieje i prowadzi działalność;
- ustaleniu prawidłowych danych przedsiębiorcy;
- sprawdzeniu, kto jest uprawniony do reprezentowania spółki;
- ocenie podstawowych informacji dotyczących sytuacji finansowej firmy;
- sprawdzeniu informacji o postępowaniach upadłościowych lub restrukturyzacyjnych;
- ustaleniu, czy wobec przedsiębiorcy ujawniono informacje dotyczące bezskutecznej egzekucji;
- weryfikacji statusu podatnika VAT i rachunku bankowego;
Co istotne, Weryfikacja kontrahenta nie daje gwarancji, że umowa zostanie wykonana. Może jednak dostarczyć informacji pozwalających odpowiednio ocenić ryzyko i dostosować warunki współpracy. Możesz np wykorzystać te informacje.
- zrezygnować ze współpracy,
- zmienić warunki rozliczeń, np. wprowadzić przedpłatę lub krótsze terminy płatności,
- dobrać odpowiednie zabezpieczenie umowy.
Weryfikacja kontrahenta krok po kroku
1. KRS i CEIDG – czy kontrahent istnieje i kto go reprezentuje?
Podstawą weryfikacji są dwa rejestry:
- Rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – dla spółek kapitałowych i osobowych,
- Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Wystarczą podstawowe dane identyfikacyjne: numer NIP, imię i nazwisko (w przypadku osoby fizycznej) albo nazwa spółki. Sprawdzisz w ten sposób, czy podmiot jest faktycznie wpisany do rejestru i prowadzi działalność, a także jaki ma adres. W przypadku spółek uzyskasz też informację o sposobie reprezentacji, czyli o tym, kto może skutecznie podpisać umowę w imieniu spółki.
2. Sprawozdania finansowe – ocena sytuacji finansowej kontrahenta
Kondycję finansową spółki sprawdzisz w Przeglądarce Dokumentów Finansowych Portalu Rejestrów Sądowych. Podmioty zobowiązane do publikowania sprawozdań finansowych (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) udostępniają je w formie elektronicznej. Aby je znaleźć, wystarczy numer KRS.
Sygnałem ostrzegawczym jest w szczególności niepublikowanie sprawozdań finansowych przez podmiot, który ma taki obowiązek.
3. Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ)
Krajowy Rejestr Zadłużonych to bardzo pomocne narzędzie. Na podstawie numeru NIP, KRS lub PESEL sprawdzisz m.in., czy wobec kontrahenta toczy się postępowanie upadłościowe oraz czy nie prowadzono wobec niego bezskutecznej egzekucji.
4. Biała lista podatników VAT
Nie zapominaj o tzw. białej liście podatników VAT oraz o Weryfikacja kontrahenta. Wykaz obejmuje podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT. Obejmuje także niezarejestrowane oraz wykreślone i przywrócone do rejestru VAT. Zawiera także numery rachunków bankowych tych podmiotów.
To ważne praktycznie: warto sprawdzić, czy rachunek, na który masz zapłacić, widnieje w wykazie. Płatność na rachunek spoza wykazu może wiązać się z negatywnymi skutkami podatkowym.
Co zrobić, gdy weryfikacja budzi wątpliwości?
Niepokojące wyniki nie muszą oznaczać rezygnacji z kontraktu, ale powinny wpłynąć na jego kształt. W takiej sytuacji warto rozważyć m.in.:
- płatność z góry lub w ratach powiązanych z etapami realizacji,
- krótsze terminy płatności i skuteczny mechanizm ich egzekwowania,
- zabezpieczenia umowy, takie jak poręczenie, gwarancja, weksel, zastaw lub hipoteka,
- zastrzeżenie własności sprzedawanych towarów,
- kary umowne za opóźnienia.
Dobór zabezpieczeń zależy od rodzaju umowy, wartości kontraktu i pozycji stron, dlatego warto skonsultować go z prawnikiem jeszcze przed podpisaniem dokumentów.
Ograniczenia weryfikacji w rejestrach publicznych
Rejestry publiczne dają dobry obraz sytuacji, ale nie gwarantują wypłacalności kontrahenta. Brak wpisu w KRZ nie oznacza, że firma nie ma problemów z płynnością, a opublikowane sprawozdania pokazują sytuację z przeszłości. Dlatego weryfikację warto powtarzać przy dłuższej współpracy, a przy kontraktach o wysokiej wartości uzupełnić ją o dodatkowe źródła informacji.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy weryfikacja kontrahenta jest płatna?
Nie. Rejestry opisane w artykule (KRS, CEIDG, Portal Rejestrów Sądowych, KRZ, biała lista VAT) są bezpłatne i nie wymagają logowania.
Jakie dane są potrzebne do sprawdzenia kontrahenta?
Zwykle wystarczy numer NIP. W zależności od rejestru przydatny może być także numer KRS, PESEL, nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy.
Co oznacza brak sprawozdań finansowych w rejestrze?
Jeżeli podmiot ma obowiązek ich publikowania, a tego nie robi, jest to sygnał ostrzegawczy, który warto wziąć pod uwagę przy ocenie ryzyka współpracy.
Jak sprawdzić, czy kontrahent jest w upadłości?
Skorzystaj z Krajowego Rejestru Zadłużonych. Wyszukasz tam podmiot po numerze NIP, KRS lub PESEL.
Kiedy najlepiej zweryfikować kontrahenta?
Przed zawarciem umowy. Wtedy wyniki weryfikacji mogą jeszcze wpłynąć na decyzję o współpracy i na sposób zabezpieczenia kontraktu.